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吉林时时彩预测软件手机版:籌辦展會需要哪些步驟?

責任編輯:佚名    新聞來源:本站原創    新聞日期:2018/9/21
  展覽會是什么意思
  
  展覽會 zhǎnlǎnhuì: 展出物品供人參觀、欣賞的集會或處所
  
  例句:
  
  ”有時送一張展覽會的參觀券給她?!?BR>  
  “只要到他們的展覽會一看,你就會驚奇貧苦人民的智慧,真是能‘化臭腐為神奇’?!?BR>  
  展覽 zhǎnlǎn:展示實物、圖片,以供觀覽、欣賞
  
  陳列出來供人觀看。 例:“他招聚了小朋友來,他向他們展覽,向他們夸耀,這種玩意只有他有而別人不能有?!?BR>  
  在中文里,展覽會名稱有博覽會、展覽會、展覽、展銷會、博覽展銷會、看樣定貨會、展覽交流會、交易會、貿易洽談會、展示會、展評會、樣品陳列、廟會、集市、墟、場等等。另外,還有一些展覽會使用非專業名詞。加上這些非專業的名稱,展覽會名稱將更多。
  
  展覽會名稱雖然繁多,其基本詞是有限的,比如英文里的fair exhibition exposition show 中文里的集市、廟會、展覽會、博覽會。其他名稱都是這些基本詞派生出來的,下面說明一下展覽會基本詞的含義。
  
  集市:在固定的地點,定期或臨時集中做門戶的市場。集市是由農民(包括漁民、牧民等)以 及其他小生產者為交換產品而自然形成的市場。集市有多種稱法,比如集、墟、場等。在中國古代,常被稱做草市。在中國北方,一般稱作集。在兩廣、福建等地稱作墟。在川、黔等地稱作場 ,在江西稱作圩?;褂釁淥恍┑胤匠莆?,一般統稱作集市。集市可以認為是展覽會的傳統形式。在中國,集市在周朝就有記載。目前 在中國農村。集市仍然普遍存在,集市是農村商品交換的主要方式之一,在農村經濟生活中起著重要的作用。在集市上門戶的主要商品是農副產品、土特產品、日用品等。
  
  廟會:在寺廟或祭祀場所內或附近做門戶的場所,所以稱作廟會。常常在祭祀日或規定的時間舉辦。廟會也是傳統的展覽形式。因為村落不大可能有較大規模的寺廟,所以廟會主要出現在城鎮。在中國,廟會在唐代已很流行。廟會的內容比集市要豐富,除商品交流外,還有宗教、文化、娛樂活動。廟會也稱作廟市、香會。廣義的廟會還包括燈會、燈市、花會等。目前,廟會在中國仍然普遍存在,是城鎮物資交流、文化娛樂的場所,也是促進地方旅游及經濟發展的一種方式。 展覽會。從字面上理解,展覽會也就是陳列、觀看的聚會。字在只表示了形式,而末體現內容。展覽會是在集市、廟會形式上發展起來的層次更高的展覽形式。在內容上,展覽會不再局限于集市的貿易或廟會的貿易和娛樂,而擴大到科學技術、文化藝術等人類活動的各個領域。在形式上,展覽會具有正規的展覽場地、現代的管理組織等特點。在現代展覽業中,展覽會是使用最多、含義最廣 的展覽名稱,從廣義上講,它可以包括所有形式的展覽會;從狹義上講,展覽會右以指貿易和宣傳性質的展覽,包括交易會、貿易洽談會、展銷會、看樣定貨會、成就展覽等。展覽會的內容一般限一個或幾個相鄰的行業,主要目的是宣傳、進出口、批發等。
  
  博覽會:中文的博覽會指規模龐大、內容廣泛、展出者和參觀者眾多的展覽會。一般認為博覽會是高檔次的,對社會、文化以及經濟的發展能產生影響并能起 促進作用的展覽會。但是在實際生活中,“博覽會”有被濫用的現象。不時可以在街上看到由商店舉辦的“某某博覽會”。展覽會和博覽會在漢語中是的名詞,《辭源》和一些古漢語詞典中無記載。
  
  在商業展覽中,展覽的交換原理
  
  展覽是一種特殊的流通媒介。從流通性質上講,展覽與批發、零售等流通媒介相同。通過展覽,買主和賣主簽約成交做成門戶。但是,展覽也有其特殊性,有別于其他流通媒介。不論是外貿、商業,還是期貨等,本身都是交換過程中的一個環節;不論是形式上(商業和貿易),還是意義(期貨)上的常規交換,都要先買進商品,再賣出去。而展覽則不是交換的中間環節,它只為賣主和買主提供環境,由門戶雙方直接達成交換。在實業界和學術界,許多人把展覽視做傳播媒介。展覽的兩大性質是展示、宣傳。政治、文化類的展覽可以被劃歸為傳播媒介。雖然經濟貿易類展覽也具有傳播功能和作用,可以被用作傳播媒介。但是就其根本作用和性質而言,經濟貿易類展覽是一種特殊的市場,是一種交換媒介,而不是傳播媒介、應該指出的是,本書是專門研究企業參展實務的,這里的展覽是特指貿易性質的展覽。
  
  展覽的性質
  
  展覽是一種既有市場性也有展示性的經濟交換形式。在古代,它曾在經濟交流中起過重要的作用;在現代,它仍在很多方面發揮作用,包括宏觀方面的經濟、社會作用和微觀方面的企業市場營銷作用。展覽是經濟交換(流通)的一種形式,展覽曾是人類經濟交換的主渠道現在仍是重要渠道之一,展覽會介入中國經濟活動,在流通和信息領域充當重要角色,現已成為重要的商品市場、技術市場、信息市場和資金引進市場。
  
  中國現有展覽覆蓋各個領域,每年同一專業展覽舉辦多次,為行業交易提供了重要機會,為企業發展創造條件。因此,展覽業已成為企業經營的重要方式。展覽會已經不是簡單意義上的展覽產品、推銷產品、購買商進貨的場所,現代展覽會已發展為獲取信息、交流溝通的渠道。參加展覽會是企業拓展市場的重要組成部分,應被列入市場整體計劃之中。
  
  展覽,著作權法術語,指公開陳列美術作品、攝影作品的原件或者復制件。
  
  如何報名參加展會
  
  1、可以找展會主辦方。直接聯系國外展會主辦方要展位參展,這個方法價格實惠,但是很多手續企業是不懂的,如出國參展展品運輸這些,還有準備哪些參展材料用來申請補貼,還有一些展會技巧等。
  
  2、可以找展覽公司,展覽公司的價格比直接聯系主辦方貴一點,但是勝在服務周到,參展省心,可以幫助解決企業怎么申請展會補貼,怎么搞定展品運輸,展會細節等問題,花粵蓉展覽公司就幫助了不少企業參加許多大型國際展會。
  
  展會招展的詳細過程
  
  希望對你有幫助,謝謝。
  
  一、會展預備階段的文案的概念:
  
  會展預備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預先準備階段涉及到的所有文本文案。
  
  二、會展預備階段的文案種類:
  
  一般來說,會展預備階段的文案包括展會立項策劃書、展會項目立項可行性研究報告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進度計劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費用預算表、展會宣傳推廣計劃、廣告文案等。
  
  第二節會展預備階段的文案寫作
  
  一、《展會立項策劃書》的寫作
  
  (一)《展會立項策劃書》的概念:
  
  所謂展會立項策劃,就是根據掌握的各種信息,對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規劃,設計出展覽會的基本框架,提出計劃舉辦的展覽會的初步規劃內容,主要包括:展會名稱和地點、辦展機構、展品范圍、辦展時間、展會規模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃.現場管理計劃、相關活動計劃等。
  
  《展會立項策劃書》是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規劃、策略和方法,它是對以上各項內容的歸納和總結。
  
  (二)展會立項策劃書的內容結構:
  
  一般地,《展會立項策劃書》主要包括以下內容:
  
  1、辦展市場環境分析:包括對展會展覽題材所在產業和市場的情況分析,對國家有關法律、政策的分析,對相關展會的情況的分析,對展會舉辦地市場的分析等。
  
  2、提出展會的基本框架:包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規模和展會定位等。
  
  3、展會價格及初步預算方案。
  
  4、展會工作人員分工計劃。
  
  5、展會招展計劃
  
  6、展會招商計劃。
  
  7、展會宣傳推廣計劃。
  
  8、展會籌備進度計劃。
  
  9、展會服務商安排計劃。
  
  10、展會開幕和現場管理計劃。
  
  11、展會期間舉辦的相關活動計劃。
  
  12、展會結算計劃。
  
  (三)展會立項策劃書的寫作要求:
  
  1.展會名稱
  
  展覽會的名稱一般包括三個方面的內容:基本部分、限定部分和行業標識。如"第93屆中國出口商品交易會",如果按上述三個內容對號入座,則基本部分是"交易會",限定部分是"中國"和"第93屆",行業標識是"出口商品"。
  
  下面分別對這三個內容作一些說明:
  
  基本部分:用來表明展覽會的性質和特征,常用詞有:展覽會、博覽會、展銷會、交易會和"節"等。
  
  限定部分:用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質。
  
  展會舉辦時間的表示辦法有三種:一是用"屆"來表示。二是用"年"來表示,三是用"季"來表示。如第三屆大連國際服裝節、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達辦法里,用"屆"來去示最常見,它強調展會舉辦的連續性。那些剛舉辦的展會一般用"年"來表示。
  
  展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所體現,如第三屆大連國際服裝節中的"大連"。
  
  展會名稱里體現展會性質的詞主要有"國際"、"世界"、"全國"、"地區"等。如第三屆大連國際服裝節中的"國際"表明本展會是一個國際展。
  
  行業標識:用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節中的"服裝"表明本展會是服裝產業的展會。行業標識通常是一個產業的名稱,或者是一個產業中的某一個產品大類。
  
  2、展會地點
  
  策劃選擇展會的舉辦地點,包括兩個方面的內容:一是展會在什么地方舉辦,二是展會在哪個展館舉辦。
  
  策劃選擇展會在什么地方舉辦,就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市里舉辦。
  
  策劃選擇展會在哪個展館舉辦,就是要選擇展會舉辦的具體地點。具體選擇在哪個展館舉辦展會,要結合展會的展覽題材和展會定位而定。另外,在具體選擇展館時,還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設施和服務如何等因素。
  
  3、辦展機構
  
  辦展機構是指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關單位。辦展機構可以是企業、行業協會、政府部門和新聞媒體等。
  
  根據各單位在舉辦展覽會中的不同作用,一個展覽會的辦展機構一般有以下幾種:主辦單位、承辦單位、協辦單位、支持單位等。
  
  主辦單位:擁有展會并對展會承擔主要法律責任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權。
  
  承辦單位:直接負責展會的策劃、組織、操作與管理,并對展會承擔主要財務責任的辦展單位。
  
  協辦單位:協助主辦或承辦單位負責展會的策劃、組織、操作與管理,部分地承擔展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。
  
  支持單位:對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理,或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。
  
  4、辦展時間
  
  辦展時間是指展會計劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義:一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。
  
  展覽時間的長短沒有一個統一的標準,要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長,如"世博會"的展期長達幾個月甚至半年;但對于占展會絕大多數的專業貿易展來說,展期一般是3-5天為宜。
  
  5、展品范圍
  
  展會的展品范圍要根據展會的定位、辦展機構的優劣勢和其他多種因素來確定。
  
  根據展會的定位,展品范圍可以包括一個或者是幾個產業,或者是一個產業中的一個或幾個產品大類,例如,"博覽會"和"交易會"的展品范圍就很廣,如"廣交會"的展品范圍就超過10萬種,幾乎是無所不包;而德國"法蘭克福國際汽車展覽會"的展品范圍涉及到的產業就很少,就只有汽車產業一個。
  
  6、辦展頻率
  
  辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次,或者是不定期舉行。從目前展覽業的實際情況看,一年舉辦一次的展會最多,約占全部展會數量的80%,一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少,不定期舉辦的展會已經是越來越少了。
  
  辦展頻率的確定受展覽題材所在產業的特征的制約。我們知道,幾乎每個產業的產品都有一個生命周期,產品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。
  
  產品的投入期和成長期是企業參屜的黃金時期,展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。
  
  7、展會規模
  
  展會規模包括三個方面的含義:一是展會的展覽面積是多少,二是參展單位的數量是多少,三是參觀展會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展會時,對這三個方面都要作出預測和規劃。
  
  在規劃展會規模時,要充分考慮產業的特征。展會規模的大小還會受到會觀眾數量和質量的限制。
  
  8、展會定位
  
  通俗地講,展會定位就是要清晰地告訴參展企業和觀眾本展會"是什么"和"有什么",具體地說,展會定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場競爭狀況,通過建立和發展展會的差異化競爭優勢,使自己舉辦的展會在參展企業和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。
  
  展會定位要明確展會的目標參展商和觀眾、辦展目標、展會的主題等。
  
  9.展會價格和展會初步預算
  
  展會價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。展會展位的價格往往包括室內展場的價格和室外展場的價格,室內展場的價格又分為空地價格和標準層位的價格。
  
  在制定展會的價格時,一般遵循"優地優價"的原則,即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預期以獲得的收入進行的初步預算。
  
  在策劃舉辦展會時,要根據市場情況給展會確定一個合適的價格,這樣對吸引目標參展商參加展會十分重要。
  
  10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃
  
  人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展會的具體實施計劃,這四個計劃在具體實施時會互相影響。
  
  人員分工計劃是對展會工作人員的工作進行統籌安排。
  
  招展計劃主要是為招攬企業參展而制定的各種策略、措施和辦法。
  
  招商計劃主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。
  
  宣傳推廣計劃則是為建立展會品牌和樹立展會形象,并同時為展會的招展和招商服務的。
  
  11、展會進度計劃、現場管理計劃和相關活動計劃
  
  展會進度計劃是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統籌安排。它明確在展會的籌辦過程中,到什么階段就應該完成哪些工作,直到展會成功舉辦。展會進度計劃安排得好,展會籌備的各項準備工作就能有條不紊地進行。
  
  現場管理計劃是展會開幕后對展會現場進行有效管理的各種計劃安排,它一般包括展會開幕計劃、展會展場管理計劃、觀眾登記計劃和撤展計劃等。現場管理計劃安排得好,展會現場將井然有序,展會秩序良好。
  
  展會相關活動計劃是對準備在展會期間同期舉辦的各種相關活動作出的計劃安排。與展會同期舉辦的相關活動最常見的有技術交流會、研討會和各種表演等,它們是展會的有益補充。
  
  二、《展會項目立項可行性研究報告》的寫作
  
  (一)《展會項目立項可行性研究報告》的概念
  
  完成了《展會立項策劃書》,并不意味著該立項的展會就可以舉辦了。項目立項只是對舉辦什么題材的展會和如何舉辦該展會提出了一個初步的意見,制定了一套初步的方案,至于該展會是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行,還需要對該展會項目及方案進行可行性分析??尚行苑治齙慕崧奐捌淥匭肟悸塹囊蛩?,才是決定最后是否可以舉辦該展會的最終依據。
  
  《展會項目立項可行性研究報告》就是在對展會立項進行可行性分析的基礎上完成的研究報告。展會立項可行性分析是展會項目立項策劃的繼續。展會項目立項策劃主要是在掌握各種信息的基礎上,初步提出計劃舉辦的展會"是什么樣的";展會立項可行性分析則是在仔細研究各種信息的基礎上,深入分析舉辦展會立項策劃提出的"那樣的展會"是否可行,為最后是否舉辦該展會提供科學的決策依據。
  
  如果展會立項策劃通過可行性分析,證明計劃舉辦展會的市場條件具備,項目具有生命力,各種執行方案策劃合理,項目在經濟上可行,風險較小且有一定的社會效益,就可以通過該展會立項策劃,決策舉辦該展會了。
  
  (二)《展會項目立項可行性研究報告》的內容結構
  
  《展會項目立項可行性研究報告》要對展會立項是可行還是不可行作出系統的評估和說明,并為最終完善該展會項目立項策劃的各具體執行方案提供改進依據和建議。因此,《展會項目立項可行性研究報告》主要包括以下幾項內容:
  
  1、市場環境分析
  
  (1)宏觀市場環境:包括人口環境、經濟環境、技術環境、政治法律環境、社會文化環境等。
  
  (2)微觀市場環境:包括辦展機構內部環境、目標客戶、競爭者、營銷中介、服務商、社會公眾等。
  
  (3)市場環境評價:SWOT分析法,即內部優勢、內部劣勢、外部機會、外部威脅分析。
  
  2、展會項目生命力分析
  
  (1)項目發展空間:即分析舉辦該展會所依托的產業空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。
  
  (2)項目競爭力:包括展會定位的號召力、辦展機構的品牌影響力、參展商和觀眾的構成、展會價格、展會服務等。
  
  (3)辦展機構優劣勢分析
  
  3、展會執行方案分析
  
  1)對計劃舉辦的展會的基本框架進行評估,具體包括:
  
  (1)展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突。
  
  (2)辦展時間、辦展頻率是否符合展品范圍所在產業的特征。
  
  (3)展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品范圍所在產業的展會。
  
  (4)在展會展品范圍所在產業里能否舉辦如此規模和定位的展會。
  
  (5)展會的辦展機構在計劃的辦展時間內能否舉辦如此規模和定位的展會。
  
  (6)辦展機構對展會展品范圍所在的產業是否熟悉。
  
  (7)展會定位與展會規模之間是否有沖突。
  
  2)招展招商和宣傳推廣計劃評估
  
  (1)招展計劃評估
  
  (2)招商計劃評估
  
  (3)宣傳推廣計劃評估
  
  3、展會項目財務分析
  
  (1)價格定位
  
  (2)成本預測
  
  舉辦一個展會的成本費用一般包括:
  
  1)展覽場地費用。即租用展覽場館以及由此而產生的各種費用。這些費用包括:展覽場地租金、展館空調費、層位特裝費、標準層位搭建費、展館地毯及鋪設地毯的費用、展位搭裝加班費等。
  
  2)展會宣傳推廣費。包括廣告宣傳費、展會資料設計和印刷費、資料郵寄費、新聞發布會的費用等。
  
  3)招展和招商的費用。
  
  4)相關括動的費用。包括技術交流會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現場布置、禮品、請展會臨時工作人員的費用等。
  
  5)辦公費用和人員費用。
  
  6)稅收
  
  7)其他不可預測的費用
  
  (3)收入預測
  
  舉辦一個展會的收入一般包括:
  
  1)展位費收入
  
  2)門票收入
  
  3)廣告和企業贊助收入
  
  4)其他相關收入
  
  (4)盈虧平衡分析
  
  (5)現金流量分析
  
  1)凈現值分析
  
  2)凈現值率分析
  
  3)獲利指數
  
  4)內部收益率
  
  5、風險預測
  
  (1)市場風險
  
  (2)經營風險
  
  (3)財務風險
  
  (4)合作風險
  
  6、存在的問題
  
  包括通過以上可行性分析發現的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。
  
  7、改進建議
  
  針對上述問題,提出對展會項目立項策劃的改進建議,指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。
  
  8、努力的方向
  
  根據展會的辦展宗旨和辦展目標,在上述分析的基礎上,針對存在的問題,提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。
  
  (三)《展會項目立項可行性研究報告》的寫作要求
  
  《展會項目立項可行性研究報告》是辦展機構進行決策是否要舉辦該展會的重要依據,因此,《展會項目立項可行性研究報告》的寫作必須做到材料真實充分,分析客觀科學,判斷準確有理。
  
  1、市場環境分析
  
  市場環境分析是展會立項可行性分析的第一步,它是根據展會立項策劃提出的展會舉辦方案,在已經掌握的各種信息的基礎上,進一步分析和論證舉辦展會的各種市場條件是否具備,是否有舉辦該展會所需要的各種政策基礎和社會基礎。市場環境分析不僅要研究各種現有的市場條件,還要對其未來的變化和發展趨勢作出預測.使立項可行性分析得出的結論更加科學合理。
  
  市場環境分析是從計劃舉辦的展會項目的外部因素出發來分析舉辦該展會的條件是否具備;展會項目生命力分析則是從計劃舉辦的展會項目的本身出發,分析該展會是否有發展前途。分析展會項目的生命力,不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力,而是要分析該展會的長期生命力,即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上,本展會是否還有發展前途的問題。
  
  2、展會項目生命力分析
  
  3、展會執行方案分析
  
  展會執行方案分析是從計劃舉辦的展會項目的本身出發,分析該展會項目立項計劃準備實施的各種執行方案是否完備,是否能保證該展會計劃目標的實現。展會執行方案分析的對象是該展會的各種執行方案,分析的重點是各種執行方案是否合理、是否完備和是否可行。
  
  需要強調的一點是,對展會基本框架進行評估,重點不是分析構成展會基本框架的某一個因素的策劃安排是否合理和可行,而是從總體上分析展會基本框架是否合理和可行。因為,盡管對構成展會基本框架的每一個因素的策劃安排可能是合理和可行的,但由這些因素所構成的展會基本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。所以,要避免這種"個體合理,群體沖突"現象的出現,對展會基本框架進行評估就十分重要。
  
  4、展會項目財務分析
  
  展會項目財務分析是從辦展機構財務的角度出發,分析測算舉辦該展會的費用支出和收益。展會項目財務分析的主要目的是分析計劃舉辦的展會是否經濟可行,并為即將舉辦的展會指定資金使用規劃。
  
  5、風險預測
  
  從展會立項可行性分析的角度看,風險就是辦展機構在舉辦展會的過程中,由于一些難以預料和無法控制的因素的作用,使辦展機構舉辦展會的計劃和舉辦展會的實際收益與預期發生背離,從而使辦展機構舉辦展會的計劃落空;或者是即使展會如期舉辦,但辦展機構有蒙受一定的經濟損失的可能性。
  
  6、存在的問題
  
  包括通過以上可行性分析發現的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。
  
  7、改進建議
  
  針對上述問題,提出對展會項目立項策劃的改進建議,指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。
  
  8、努力的方向
  
  根據展會的辦展宗旨和辦展目標,在上述分析的基礎上,針對存在的問題,提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。
  
  一、計劃立項
  
  1、工作時段安排;包括可行性報告分析、實施的具體方案、宣傳費用計劃表。
  
  (1)包括可行性報告分析立項的條件;進行市場調查
  
  對行業而言項目的利潤增長點是否夠大
  
  地域性的考慮。要結合本地的實際特點,立項要符合當地的地區性。
  
  時間性或者季節性的考慮。項目內容要符合季節特征,比如不能在冬天搞風扇展之類的。
  
  同時時間上要考慮避免國內知名展會的沖突。
  
  (2)實施的具體方案
  
  (3)宣傳費用計劃表
  
  A、廣告時間段的投入
  
  以4-6個月為例,一般的廣告投入時間段為:項目開始(前兩個月)為總宣傳費用的10%~20%[在專業媒體上投入];三個月左右,重點投入為總宣傳費用的30%~40%[主要在專業媒體上投入,少量在大眾媒體上投入];開展前一個月,為總宣傳費用的40%[主要在大眾媒體上投入,以20%的大眾媒體,20%的專業媒體]
  
  B、廣告投放的形式
  
  戶外廣告(主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等,這些廣告主要用在展會之前一段時間以及展會期間)
  
  雜志報紙媒體廣告(主要是專業雜志媒體和大眾雜志媒體等,這些廣告主要是在招展之前和招展期間進行)
  
  2、尋找主辦單位。
  
  (1)主辦單位的條件:在當地要有權威性、知名度等
  
  (2)合作方式:一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務,費用形式為展會利潤的百分之幾;另一種形式為對方單位只是掛名形式,采用一次性付款。
  
  3、申請各種批文
  
  4、場地聯系
  
  以成都為例,四川省展覽館主要是進行大眾性的展會,主要是引起百姓關注的;而國際會展中心主要進行專業性的展會.
  
  5、聯系宣傳媒體
  
  (1)對象:專業媒體和大眾媒體
  
  (2)方式:直接付款;用展位交換和我們會刊廣告交換。
  
  6、制作邀請函(已經附)
  
  7、建立客戶名錄(通過會刊收集和雜志、網站等)
  
  二、實施招展
  
  1、招展方式:主要是電話聯系,其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等
  
  2、招展的步驟:
  
  (1)發布信息(主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發給客戶名錄中的單位)
  
  (2)跟蹤拜訪(找準負責人)
  
  A、在對方收到邀請函后進行第一次跟蹤拜訪,這一次拜訪會產生三種客戶:即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型(分別以5%、10%、75%的比例分布);
  
  針對第一種客戶:
  
  問清客戶需求
  
  要求進一步促成購買
  
  愉快地答應客戶的
  
  針對第二種客戶:
  
  了解客戶拒絕的原因
  
  為面談作好準備
  
  二次面談
  
  向客戶推薦下一屆展覽會
  
  要求客戶介紹其它客戶
  
  保持關系,待以后聯系
  
  針對第三種客戶:
  
  問清客戶需求和異議
  
  進行第二次拜訪
  
  消除顧客顧慮
  
  3、招展中用到的文書:項目邀請函、展位確認書、參展商指南
  
  三、實施招商
  
  (1)在招展過程中,可以把拒絕型客戶轉換成參觀商
  
  (2)通過媒體可以間接招來一些參觀商
  
  (3)主要的招商工作還是在開展前1~2周,承辦單位組織招商工作,比如出差到二級市場進行專業觀眾的組織;發短信息邀請;打電話邀請。
  
  (4)組辦單位為展會提供的工作
  
  四、相關活動
  
  展覽會的相關活動,是指研討會、技術交流等。舉辦這些活動的目的,是為參展商和貿易觀眾提供附加服務,從而提高展覽會的形象與檔次。
  
  五、展會現場
  
  (1)布展:參展商提前兩天進行布展工作。展臺的搭建、展位的協調、后期款的收付、物品的運輸等
  
  (2)開展:現場的協調;觀眾的組織;配套的服務等
  
  六、展會后的控制工作
  
  包括參觀參展的意見反饋等,后期了解工作

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